VETOQUINOL - Document d'Enregistrement Universel

Informations économiques RAPPORT DE GESTION 74 Vetoquinol • Document d’enregistrement universel 2019 • Rapport financier 3 Organisation et sécurité des systèmes d’information Le Groupe s’emploie à mettre en place dans la plupart de ses filiales un ensemble de systèmes d’information ayant comme épine dorsale un ERP commun. Le paramétrage de ce système d’information donne une assurance raisonnable au Groupe quant à l’organisation et à la sécurité de ses systèmes d’information. L’ERP a été développé avec pour objectif de satisfaire aux exigences de sécurité, de fiabilité et de disponibilité tout en garantissant la pertinence de l’information comptable et financière. L’organisation et le fonctionnement de l’ensemble du système d’information font l’objet de règles précises en matière d’accès au système et de validation des traitements et procédures de clôture. Des dispositifs destinés à assurer la sécurité physique et logique des systèmes et données informatiques sont mis en place par le Groupe. Les opérationnels sont impliqués dans la définition, la conception et la validation des outils informatiques. Afin de sécuriser les modifications et les améliorations apportées au système, il a été mis en place une séparation des environnements de développement et de production. 3.1.15.2 Rôle de la Direction générale Organisation, compétences et moyens La Direction générale veille à l’existence d’un dispositif de gestion des risques et d’un dispositif de contrôle interne comptable et financier. Elle en organise la surveillance. La Direction générale s’assure que le dispositif de contrôle interne et financier vise à produire une information fiable et donne une image fidèle des résultats et de la situation financière de la société. À cette fin, la Direction générale s’assure que les dispositifs abordent les points suivants : • la compatibilité des dispositifs de motivation et de rémunération au sein des fonctions comptable et financière avec les objectifs du contrôle interne et de gestion des risques ; • l’organisation et le périmètre de responsabilité des fonctions comptables et financières sont régulièrement revus afin de mettre en adéquation les moyens (personnel et outils…) et les exigences du contrôle interne ; • les obligations de conservation des informations, données et traitements informatiques concourant directement ou indirectement à la formation des états comptables et financiers ainsi que les mesures destinées à assurer ces obligations de conservations (plans de continuité en particulier dans le domaine informatique, archivage permettant de répondre aux obligations réglementaires, etc.). Pilotage et contrôle budgétaire Le reporting de chaque société du Groupe permet d’établir chaque mois le « Tableau de bord ». Ce document centralise et consolide aux normes IFRS toutes les données comptables et financières, notamment : • l’analyse des résultats mensuels d’exploitation de chaque entité avec la décomposition des différentes charges par nature et centre de coûts, • l’analyse des résultats industriels des sites de production, • toutes ces données font l’objet d’une comparaison, pour le mois et en cumul, avec l’exercice précédent et avec le budget validé par le Conseil d’administration, • le suivi de l’avancée des programmes d’investissements annuels, • le suivi mensuel de la trésorerie et de l’endettement, • l’analyse des ventes suivant un grand nombre de critères (pays, espèces, zones géographiques, gammes de produits, etc.), • l’analyse et le suivi mensuel des ventes et marges des essentiels, moteur de la stratégie du Groupe. Les budgets de chacune des filiales, de chacune des usines, de chacune des fonctions et enfin du Groupe sont présentés par les opérationnels supervisés par la Direction financière, puis validés par la Direction générale, avant leur approbation par le Conseil d’administration. Au sein des différentes structures mises en place afin de piloter la bonne marche du Groupe, la Direction générale, en liaison avec les Directions financières, s’assurent des principes comptables retenus et de leur éventuel impact sur la présentation des états financiers. Dans le cadre de l’audit interne, la Direction générale définit tous les ans un plan d’audit interne (juridique et/ou financier) à réaliser principalement par des équipes internes ou par des prestataires externes. L’accent est mis de manière continue sur un programme visant à la prévention des fraudes dans le Groupe et l’identification de dysfonctionnements éventuels pouvant remettre en cause la présentation des états financiers du Groupe. Préparation de l’arrêté des comptes La Direction générale s’assure que la Direction financière a défini et mis en place des processus d’enregistrement comptable des opérations majeures. Elle s’assure de la mise en place de procédures d’arrêté de certains comptes jugés sensibles ou qui pourraient l’être (valorisation des actifs incorporels…) et valide les estimations et hypothèses prises par la Direction financière. La Direction générale revoit et valide les comptes – y compris les notes annexes – établis par la Direction financière.