Vétoquinol - document de Référence 2018

1 DÉCLARATION DE PERFORMANCE EXTRAFINANCIÈRE RAPPORT SUR LE GOUVERNEMENT D’ENTREPRISE COMPTES CONSOLIDÉS COMPTES ANNUELS DE VETOQUINOL SA INFORMATIONS SUR LA SOCIÉTÉ, LE MARCHÉ ET LE CAPITAL ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DU 21 MAI 2019 INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Vetoquinol  Document de référence 2018  Rapport financier   51 1.9.15.3 Rôle du Conseil d’administration et/ou du Comité d’audit Contrôles et vérifications Le Conseil d’administration est informé des aspects majeurs qui seraient susceptibles de remettre en cause la continuité d’exploitation ; les informations suivantes lui sont transmises : budget de l’année suivante, meilleur estimé d’arrêté de fin d’année, tableaux relatifs à la loi du 1 er  mars 1984, projets d’investissements, tableau de bord interne, etc. Le Conseil d’administration est assisté dans ses travaux par le Comité d’audit. Le Conseil d’administration par l’intermédiaire du Comité d’audit veille à la qualité du processus de sélec- tion et d’appel d’offres des Commissaires aux comptes notamment au regard des critères de compétence et d’in- dépendance de ceux-ci. Dans le cadre de la prévention de la fraude, le Groupe a procédé à la mise à jour, en tenant compte de la loi Sapin II ,de son Guide de Bonne Pratique des Affaires qui concourt à éviter autant que possible les fraudes et actes malhonnêtes envers le Groupe et/ou ses partenaires et actionnaires. Une formation a été lancée afin que tous les managers soient formés. De plus, les règles contenues dans ce Guide de Bonne Pratique des Affaires définissent ce que Veto- quinol attend de chacun de ses employés, quel que soit son niveau hiérarchique, afin que, dans le monde entier, tous agissent dans le respect de la loi et de l’éthique Veto- quinol tant à l’égard des concurrents, des clients et des fournisseurs, que pour protéger les actifs de Vetoquinol et éviter tout risque de fraude et de corruption imputable à Vetoquinol. L’audit interne du Groupe procède à des vérifications sur pièces et contrôle certains dossiers à l’occasion de ses missions. Le Groupe est soumis régu- lièrement par téléphone et/ou par mail à des tentatives de fraude qui sont de plus en plus fréquentes ; jusqu’à présent le Groupe n’a pas eu à pâtir de conséquences financières défavorables en lien avec ces tentatives de fraude. Un programme de prévention et de sensibilisation des salariés clés dans tout le Groupe est en place pour pallier ces conséquences négatives éventuelles. Arrêté des comptes Le Conseil d’administration arrête les comptes annuels et examine les comptes semestriels sur la base du compte rendu effectué par le Comité d’audit. Les comptes sur les- quels il doit se prononcer lui sont présentés par la Direction financière ainsi que les différentes estimations et/ou options retenues pour parvenir à ces comptes. Les Com- missaires aux comptes présentent leurs travaux et leurs conclusions ainsi que leurs éventuelles recommandations. Relations avec les Commissaires aux comptes Le Comité d’audit ainsi que le Conseil d’administration reçoivent l’assurance des Commissaires aux comptes qu’ils ont eu accès à l’ensemble des informations néces- saires à l’exercice de leurs responsabilités. Le Comité d’audit ainsi que le Conseil d’administration s’assurent que les Commissaires aux comptes ont revu les principes comptables retenus et les options comptables qui ont un impact significatif sur la présentation des états financiers. Lors de l’arrêté des comptes par le Conseil, les Commis- saires aux comptes ont suffisamment avancé dans leurs travaux pour être en mesure de communiquer au Conseil toutes remarques significatives. Le collège des Commis- saires aux comptes prépare des documents de synthèse pour partage et commentaires avec le Comité d’audit. 1.9.16 Processus concourant à l’élaboration de l’information comptable et financière publiée De façon à assurer la production d’un reporting transpa- rent donnant une image fidèle de la situation de la société, le Groupe aménage en continu ses processus comptables et financiers, en mettant l’accent notamment sur les contrôles internes relatifs à l’initiation, l’enregistrement et la réconciliation des soldes comptables et des opérations, en application des principes comptables appropriés. 1.9.16.1 Critère de qualité Cette évolution continue des processus de production de l’information comptable met l’accent sur l’automatisation de la collecte et de la contribution des informations de manière à : • réduire le délai de mise à disposition de l’information, • réduire les coûts de production comptable, • limiter les erreurs dans l’agrégation de ces données et la production des états financiers, • renforcer la vision des Directions sur les activités des filiales et des usines, • alimenter un tableau de bord au niveau des résultats financiers. L’amélioration continue du contrôle interne en matière de reporting financier passe par la mise en place d’un réfé- rentiel commun formalisant l’ensemble des règles du Groupe. Ces règles sont élaborées en fonction des risques définis en amont du cadre réglementaire, mais aussi des procédures en place, des spécificités métier et de l’entre- prise. Cette démarche doit s’étendre jusqu’à l’intégration de ce cadre de contrôle avec les systèmes d’information en place et les activités humaines. L’existence d’un tel cadre, en particulier d’un référentiel formel et d’un système de suivi, participe à la faisabi- lité et la pertinence des audits internes et externes tels qu’exigés par la loi. À travers le système d’information du Groupe ; dont on peut analyser et mesurer l’efficacité et la pertinence ; c’est une grande part des processus opéra- tionnels et de pilotage de l’entreprise qui sont mis en jeu.